Para que um negócio se mantenha saudável, receber os valores em aberto de seus clientes é crucial. Parece simples, no entanto a gestão de cobrança pode ser bastante desafiadora, uma vez que os níveis de inadimplência comecem a crescer. Com um sistema para cobrança bem integrado, é possível organizar todo o ciclo de cobrança dentro da sua empresa, automatizar processos cansativos, ter controle das contas a pagar e reduzir os níveis de inadimplência, tudo de maneira simples e intuitiva.
Embora ainda seja comum pequenas empresas e empreendedores lidarem com a parte financeira de maneira manual e informal, automatizar processos e automatizar cobranças eleva o nível de profissionalização e se torna um diferencial competitivo para os negócios.
Quer saber quais são as vantagens, qual o melhor sistema para sua empresa e como implementá-lo no seu fluxo de cobrança? Continue a leitura deste artigo e descubra tudo!
O que é um Sistema para cobrança?
Um sistema para cobrança é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja ser competitiva nos tempos atuais e manter a saúde financeira do seu negócio em dia. Desenvolvido para automatizar e gerenciar processos financeiros relacionados à recuperação de crédito e inadimplência, ele automatiza o envio de cobranças, permitindo que empresas de diversos segmentos otimizem suas operações, reduzam o tempo gasto com cobranças manuais e aumentem a eficiência na recuperação de débitos.
Garantir que as vendas se convertam em pagamentos, é tão importante quanto atrair clientes. Um CRM de cobrança auxilia não apenas na automatização de rotinas manuais e burocráticas, mas assegura que os clientes sejam notificados e cumpram com prazos e compromissos dos pagamentos.
Além disso, ter uma boa ferramenta deixa o método de pagamento mais seguro para seus clientes, resultando em uma gestão financeira de qualidade. Isso garante uma boa experiência ao consumidor e evita até mesmo a inadimplência, situação comum na maioria das empresas hoje em dia.
E claro, investir em um sistema para cobrança não só contribui para a expansão e escalabilidade do seu negócio, como possibilita investir mais na aquisição de clientes, treinamento dos colaboradores, oferta de novos produtos, melhora na qualidade geral e, obviamente, mais lucro no fim do mês.
Diferenças entre sistemas para cobrança
Embora existam sistemas que realizam ambos os processos, tanto cobranças recorrentes quanto extrajudiciais, são dois processos bem distintos, cada um com seus desafios e benefícios.
Sistema para cobrança recorrente
O sistema para cobrança recorrente é um dos principais modelos para empresas que trabalham com assinaturas e serviços periódicos. Esse método automatiza as cobranças, garantindo maior previsibilidade de receita e reduzindo a possível chance de inadimplência. Ideal para clubes de assinatura, academias, cursos online e serviços de streaming, a cobrança recorrente melhora a experiência do cliente e otimiza a gestão financeira do negócio.
Para empresas que querem garantir previsibilidade da receita, um bom sistema para cobrança recorrente é essencial, fortalecendo a fidelização de clientes e otimizando a gestão de cobrança. Investir nessa solução pode trazer mais eficiência e crescimento para seu negócio.
Abaixo, listaremos algumas vantagens e desafios:
Vantagens:
- Automação de pagamentos via cartão de crédito, débito automático ou boleto bancário
- Redução da inadimplência por meio de lembretes mensais
- Maior previsibilidade financeira e facilidade na gestão do fluxo de caixa
- Melhor experiência para o cliente, sem necessidade de cobranças manuais
Desafios:
- Dependência de meios de pagamento cadastrados (cartão de crédito, débito automático, boleto recorrente).
- Risco de cancelamento em caso de falhas na cobrança.
Sistema para recuperação de crédito
Já o Sistema para recuperação de crédito, é feita por meio de notificações extrajudiciais, se tornando uma estratégia eficiente para recuperar valores em atraso sem recorrer a processos judiciais demorados e custosos. Esse método permite que as empresas negociem diretamente com os clientes, reduzindo despesas com cobrança tradicionais e pouco eficientes, além de fortalecer o relacionamento com o cliente.
Vantagens:
- Automação de notificações e lembretes via e-mail, SMS, WhatsApp e ligações
- Automação do processo, reduzindo a necessidade de intervenção manual
- Autonomia para o cliente renegociar suas dívidas através do Portal de autonegociação
- Redução de custos operacionais, evitando a necessidade de ações judiciais
- Maior agilidade na recuperação de crédito e melhoria no relacionamento com o cliente
Desafios:
- Necessidade de um bom planejamento para evitar abordagens agressivas
- Custos operacionais maiores com equipes de cobrança ou serviços terceirizados
- Impacto na taxa de recuperação, que pode variar conforme o perfil do cliente
Além de diminuir a inadimplência, as notificações extrajudiciais aumentam as chances de acordos amigáveis, tornando o processo mais ágil e menos burocrático. Para otimizar essa abordagem, contar com um sistema especializado em recuperação de crédito, como as soluções da Siscobra Sistemas, é essencial para garantir eficiência e melhores resultados na cobrança.
E como funciona um Sistema para cobrança?
A cobrança de inadimplentes é um processo essencial para garantir a saúde financeira de qualquer empresa. Um sistema automatizado torna esse trabalho mais eficiente, reduzindo a inadimplência e melhorando a recuperação de crédito sem comprometer o relacionamento com os clientes. Mas como exatamente funciona esse processo?
1. Identificação da inadimplência
O primeiro passo envolve a identificação da inadimplência, onde o sistema monitora em tempo real os pagamentos que estão em atraso.
A partir daí, os clientes inadimplentes são classificados de acordo com o tempo de atraso e geram-se relatórios financeiros detalhados para a empresa acompanhar a situação.
2. Notificação da cobrança
Antes mesmo do vencimento, o sistema pode enviar lembretes automáticos por e-mail, SMS ou WhatsApp, reduzindo as chances de esquecimento por parte do cliente. Caso o pagamento não seja realizado, inicia-se a primeira notificação amigável, reforçando a importância do pagamento e oferecendo formas fáceis de quitação da dívida.
3. Negociação e acordos
Se o cliente não regularizar a pendência, entra em ação a fase de negociação e acordos de pagamento.
Aqui, a abordagem é mais personalizada, buscando entender os motivos do atraso e oferecer soluções como parcelamento da dívida ou descontos para quitação à vista. Todo o histórico de negociação é registrado no sistema, garantindo que futuras interações sejam mais eficazes.
4. Acompanhamento e novas estratégias
Caso as tentativas iniciais não tenham sucesso, ocorre uma segunda tentativa de cobrança, onde o sistema reforça as notificações e pode utilizar novas estratégias, como envio de cartas de cobrança extrajudiciais. Dependendo da situação, clientes com dívidas mais antigas podem ser priorizados para abordagens mais diretas, aumentando as chances de recuperação.
5. Encaminhamento para cobrança judicial
Se, mesmo assim, o pagamento não for realizado, a última etapa envolve o encaminhamento para cobrança judicial. O sistema avalia a viabilidade desse processo, reunindo documentos e provas para embasar uma possível ação legal. Nessa fase, muitas empresas contam com assessorias jurídicas especializadas para conduzir o processo e buscar a recuperação do crédito por vias legais.
6. Dashboards, relatórios e análises dos pagamentos
Um software eficiente deve oferecer relatórios e dashboards detalhados sobre os acordos e valores em aberto, permitindo que a empresa monitore o fluxo de caixa, identifique padrões de pagamento e tome decisões estratégicas baseadas em dados.
Benefícios de um sistema automatizado
Investir em um sistema para cobrança traz diversas vantagens para as empresas. Entre os principais benefícios estão:
- Automatização de processos: Reduz a necessidade de interação manual, aumentando a produtividade.
- Melhoria na gestão de cobrança: Permite o acompanhamento de débitos, vencimentos e pagamentos em tempo real.
- Redução da inadimplência: Com lembretes automáticos e comunicação eficiente, o sistema contribui para a diminuição de dívidas em aberto.
- Facilidade na negociação: Possibilita o envio de acordos, facilitando a renegociação de dívidas.
- Segurança dos dados: Proteção de informações sensíveis, garantindo conformidade com normas de LGPD.
- Redução de custos operacionais: Processos automatizados exigem menos mão de obra, reduzindo despesas.
- Melhoria no relacionamento com o cliente: O contato automatizado e personalizado evita situações constrangedoras e melhora a experiência do cliente.
- Acompanhamento de KPIs: Permite a geração de relatórios detalhados sobre desempenho e eficiência da cobrança.
Principais recursos de um sistema para cobrança
Um bom software deve oferecer recursos que otimizem a gestão de cobrança, aumentem a taxa de recuperação de crédito e melhorem a experiência do cliente. Confira os principais recursos que uma solução eficiente deve ter:
Integração entre ERP e CRM
De forma simplificada, um ERP (Enterprise Resource Planning) é uma solução que centraliza e otimiza a gestão de todos os aspectos operacionais de uma empresa. Ele integra setores como finanças, recursos humanos, produção, cadeia de suprimentos, serviços, compras e muitos outros, proporcionando um controle unificado e automatizado.
Ou seja, um CRM eficaz deve ser capaz de integrar-se perfeitamente a um ERP podendo potencializar os negócios. Isso resulta em uma maior eficiência operacional, aumentando não apenas a produtividade, mas também a otimização dos processos em toda a empresa.
Segmentação de base
Dividir sua base de clientes em grupos com características similares, como valor da dívida, tempo de atraso ou perfil financeiro, é algo indispensável dentro de uma operação de cobrança. Isso porque, essa segmentação permite personalizar abordagens, aumentando as chances de sucesso na recuperação de crédito e prevenção da inadimplência.
Portal de autonegociação
Empresas que lidam com uma grande base de clientes inadimplentes precisam de soluções que facilitem o processo de cobrança sem comprometer o relacionamento com o cliente. Um portal de autonegociação é uma ferramenta eficiente que permite ao devedor acessar sua dívida, avaliar as opções de pagamento e realizar a quitação de forma autônoma e segura.
Para utilizar essa solução, a empresa de cobrança configura o portal com as condições de pagamento disponíveis, como parcelamentos, descontos para quitação à vista e diferentes formas de pagamento. Após essa configuração, basta disponibilizar o link para que o cliente inadimplente escolha a melhor alternativa e regularize sua situação sem precisar de intermediação direta.
Além de proporcionar uma experiência mais discreta e conveniente para o devedor, essa estratégia melhora a eficiência operacional da empresa, reduz a necessidade de ligações constantes e aumenta a taxa de recuperação de crédito.
Régua de cobrança inteligente
A régua de cobrança é uma estratégia automatizada baseada em regras e datas específicas, que envia lembretes e notificações personalizadas para os clientes de acordo com a atividade da empresa, os estágios do pagamento e o perfil do consumidor. Com essa ferramenta, todas as etapas do processo de cobrança se tornam mais visíveis, organizadas e integradas, otimizando a recuperação de valores e reduzindo a inadimplência.
Além de proporcionar um processo estruturado, a régua de cobrança permite um planejamento detalhado dos contatos, cobrindo desde o envio do boleto ou débito no cartão de crédito até o tratamento de atrasos. Dessa forma, a empresa consegue gerenciar melhor seus recebimentos e agir proativamente para evitar perdas financeiras.
A implementação da régua pode ser feita manualmente, por meio de um cronograma de mensagens e contatos, ou de forma automatizada, utilizando um sistema de cobrança.
Relatórios e Dashboards
Oferecemos uma ampla variedade de relatórios de indicadores gerenciais e gráficos personalizados, desenvolvidos para atender às necessidades específicas da sua operação de cobrança. Com essas ferramentas, sua empresa ganha uma visão estratégica e detalhada do desempenho financeiro, permitindo um controle mais eficiente sobre os recebimentos e a inadimplência.
Com análises precisas, é possível identificar tendências, avaliar o comportamento dos clientes e detectar oportunidades de melhoria. Além disso, os relatórios fornecem insights valiosos para otimizar processos, reduzir riscos e criar estratégias mais eficazes para recuperação de crédito.
Ura e Robô de voz
Os atendentes virtuais, também conhecidos como URA (Unidade de Resposta Audível) e robôs de voz, são ferramentas que utilizam inteligência artificial para simular a fala humana e interagir com os clientes de forma automatizada e eficiente.
Essas tecnologias são amplamente utilizadas para envio de informações, suporte ao cliente e vendas, mas também desempenham um papel estratégico na cobrança automatizada. Com a URA e o robô de voz, sua empresa pode entrar em contato com clientes inadimplentes de forma ágil e organizada, reduzindo custos operacionais e otimizando negociações.
A principal vantagem desse recurso é a capacidade de realizar múltiplas interações simultaneamente, garantindo um processo de cobrança rápido, eficiente e sem desgaste para a equipe.
Discadores
Os discadores automáticos são ferramentas essenciais para empresas que precisam manter um contato próximo e em larga escala com seus clientes, como assessorias de cobrança e call centers. Essa tecnologia permite uma discagem mais rápida, eficiente e documentada, otimizando o tempo da equipe e aumentando a produtividade.
Existem diferentes modelos de discadores, cada um adaptado a perfis específicos de empresas. Eles podem ser configurados de acordo com as necessidades do seu negócio, permitindo maior controle sobre os atendimentos e melhorando a taxa de sucesso nas interações.
Além de reduzir o tempo ocioso entre ligações, os discadores ajudam a padronizar o atendimento, registrar interações e aprimorar estratégias de cobrança e vendas.
Suporte especializado
Contar com um suporte especializado em um sistema para cobrança faz toda a diferença para garantir eficiência, segurança e melhores resultados na gestão financeira da sua empresa. Um atendimento ágil e estratégico pode impactar diretamente na taxa de recuperação de crédito e na experiência do cliente.
Dicas para otimizar o uso do sistema para cobrança
Implementar um sistema é uma excelente estratégia. No entanto, para aproveitar ao máximo suas funcionalidades e alcançar melhores resultados, é importante seguir algumas práticas recomendadas. Confira a seguir algumas dicas para otimizar o uso:
1. Automatize processos e lembretes
A automação de alguns processos na cobrança é uma das grandes vantagens de um bom sistema. Configure notificações automáticas para lembrar os clientes sobre os prazos de pagamento, como notificações por SMS, e-mail ou até mesmo WhatsApp, dependendo do canal preferido pelo cliente. A automação ajuda a evitar atrasos, melhora o fluxo de cobrança e reduz o trabalho manual da equipe.
2. Personalize a comunicação com o cliente
Embora a automação seja importante, é essencial que a comunicação humanizada seja personalizada para cada cliente. Use o sistema para segmentar os clientes com base no histórico de pagamentos e ofereça soluções que se adaptem ao perfil de cada um, como descontos, parcelamentos ou renegociações. Isso facilita a recuperação de crédito e melhora o relacionamento com o cliente.
3. Monitore indicadores de desempenho
Um bom sistema para cobrança deve oferecer relatórios e gráficos detalhados. Use essas informações para acompanhar indicadores como taxas de inadimplência, prazos médios de pagamento e efetividade das negociações. Analisar esses dados regularmente permite que você ajuste estratégias, identifique áreas que precisam de melhorias e tome decisões mais assertivas.
4. Ofereça opções de pagamento
Dê aos seus clientes flexibilidade nas formas de pagamento. Muitos sistemas de cobrança oferecem integração com múltiplos meios de pagamento, como Pix, cartão de crédito, débito automático e boletos bancários. Isso não só facilita o processo para o cliente, mas também aumenta as chances de quitação das dívidas, já que cada cliente pode escolher a alternativa mais conveniente.
5. Configure regras de cobrança e prazos
Defina regras claras de cobrança no sistema, como datas de vencimento, prazos de negociação e estratégias de abordagem. A criação de uma régua de cobrança organizada permite que você gerencie cada caso de forma estratégica, adaptando as ações de acordo com o perfil do cliente e o estágio da dívida.
6. Integre o sistema com outras ferramentas da empresa
Integrar o sistema para cobrança com outras ferramentas da empresa, como CRM, ERP ou plataformas de vendas, aumenta a eficiência operacional. Isso facilita a visualização de dados importantes, como histórico de compras e interações com o cliente, permitindo um atendimento mais completo e personalizado.
7. Invista em treinamentos para sua equipe
Por fim, é essencial que sua equipe esteja bem treinada. Capacite-os para utilizar todas as funcionalidades, analisar relatórios e tomar decisões com base nos dados fornecidos pelo sistema. Uma equipe bem treinada e preparada pode melhorar significativamente a eficiência geral das operações.
Transforme sua cobrança com soluções inteligentes
A gestão eficiente da cobrança é essencial para manter a saúde financeira da sua empresa e garantir um fluxo de caixa previsível. Com os sistemas para cobrança da Siscobra Sistemas, você pode transformar sua operação, reduzindo a inadimplência e melhorando a experiência do cliente.
Nosso sistema para cobrança organiza e automatiza processos, oferece métodos de pagamento seguros e permite uma abordagem mais estratégica e eficiente. Implementando uma solução completa, sua empresa pode:
- Ter mais controle e eficiência na gestão de cobrança;
- Reduzir a inadimplência com opções de pagamento, renegociações e ferramentas únicas;
- Fortalecer o relacionamento com seus clientes, utilizando comunicações personalizadas e estratégias eficazes.
Fale com um de nossos especialistas e agende uma demonstração sem compromisso!