Em qualquer negócio, pequeno ou grande, a gestão financeira é uma peça fundamental para o sucesso. E uma parte vital dessa gestão é o ciclo de cobrança. Você já se perguntou como empresas garantem que os pagamentos dos clientes sejam feitos de maneira oportuna e eficaz? Como elas lidam com a inadimplência? E o que podem fazer para melhorar seu fluxo de caixa?
É ai que entra a necessidade de ter um ciclo de cobrança bem estruturado, para garantir um bom retorno na recuperação de dívidas. Dessa forma, a empresa já define quais as ações a serem tomadas a partir do momento em que uma cobrança não é paga até a data de vencimento, trazendo mais agilidade ao processo.
Se você é um empreendedor, gestor financeiro ou simplesmente alguém interessado em entender como as empresas mantêm suas finanças em ordem, neste post, discutiremos a importância e forneceremos dicas importantes para a otimização de um ciclo de cobrança bem administrado.
O que é Ciclo de cobrança?
O ciclo de cobrança abrange todas as etapas e procedimentos que a equipe interna de cobrança de uma empresa ou operadores de uma assessoria terceirizada devem seguir para prevenir e/ou recuperar valores de forma organizada e eficaz.
Desde a emissão da fatura até a conclusão bem-sucedida dos pagamentos, todas as ações desempenham um papel fundamental nesse processo abrangente. Ele visa monitorar e gerenciar as atividades de cobrança, visando otimizar a coleta de valores pendentes e minimizar as perdas financeiras.
É importante destacar que todas as empresas implementam algum tipo de ciclo de cobrança, embora as fases específicas possam variar conforme o planejamento e as necessidades individuais de cada negócio.
No entanto, a adoção desse processo é crucial para qualquer empreendimento, uma vez que oferece uma visão holística de cada etapa e facilita a avaliação de necessidades de ajustes ou aprimoramentos.
Para que serve?
O ciclo de crédito é uma estratégia que visa minimizar os riscos de prejuízos, permitindo que as empresas identifiquem o cliente ideal para seu negócio. Esse cliente ideal é aquele que realiza pagamentos pontualmente por suas compras, evitando a inadimplência, e que age de maneira ética, não tentando prejudicar a instituição por meio de fraudes.
Nesse sentido, a concessão de crédito requer cuidados especiais. Uma boa análise nessa etapa pode garantir que a empresa não venha a se tornar refém de más escolhas e dependente de clientes inadimplentes, o que gera prejuízos financeiros e desgaste emocional.
É importante ressaltar que a análise de crédito não se limita apenas às instituições financeiras em operações como financiamentos, empréstimos e abertura de contas. Na verdade, essa prática é relevante para todas as empresas, uma vez que a grande maioria delas está envolvida de alguma forma em transações de venda a crédito.
Quais são as etapas de um Ciclo de cobrança?
Um processo bem estruturado é vital para a saúde financeira do negócio, pois permite que ele receba o dinheiro das vendas realizadas com eficiência, mantendo seu fluxo de caixa positivo.
Geralmente um ciclo de cobrança envolve várias etapas para recuperar dívidas de devedores. Essas etapas podem variar dependendo da política e dos procedimentos da empresa, mas, em geral, incluem as seguintes:
Emissão da Fatura
A empresa emite a fatura destinada ao cliente, contendo o montante devido e a data de vencimento. Essa fatura pode ser originada a partir de um documento fiscal ou um boleto bancário, entre outras opções.
Primeira Notificação de Cobrança
No caso de o valor devido não ser quitado até a data estabelecida para o vencimento, a empresa pode iniciar o procedimento de cobrança. Além disso, é viável enviar lembretes de cobrança antes do vencimento, por meio de uma régua de cobrança, por exemplo.
A empresa envia uma primeira notificação informando que a fatura está em atraso e esclarecendo como o cliente pode regularizar o débito, podendo incluir o envio de uma fatura de cobrança atualizada, por exemplo.
Quanto ao método de envio, é possível utilizar a comunicação via WhatsApp, e-mail/SMS ou outro meio determinado na política de cobrança da empresa.
Segunda Notificação
Se o débito continuar pendente após a primeira notificação, a empresa envia um segundo aviso, detalhando o acréscimo no valor da dívida e apresentando alternativas para efetuar o pagamento.
Contato Telefônico
Caso o devedor ainda não tenha respondido aos lembretes, a empresa pode optar por realizar um contato telefônico com o intuito de discutir a situação da dívida e buscar uma facilidade/acordo para o cliente.
Protesto em Cartório e Providências Judiciais
A possibilidade de protestar a dívida em cartório representa o último estágio no ciclo de cobrança, após esgotadas todas as tentativas de acordo amigável.
Além disso, dependendo do valor da dívida, a empresa pode considerar a abertura de um processo judicial. Contudo, dado que esse processo pode ser demorado e acarretar custos adicionais, a análise do custo-benefício dessa medida é necessária.
É fundamental que o negócio esteja preparado para conduzir cada fase do processo de maneira profissional e ética, para recuperar os valores em atraso sem prejudicar a relação com o cliente, sempre que possível.
É importante que com o objetivo de recuperar os valores em atraso, seja sempre sem prejudicar a relação com o cliente, e a melhor forma para conduzir cada fase do processo de maneira profissional e ética, é com um sistema de cobrança que organize todo ciclo da cobrança de forma simples e intuitiva!
E como implementar essas etapas de cobrança na empresa?
Embora possa parecer algo simples, a implementação dos processos de cobrança nem sempre é uma tarefa fácil. Muitas empresas enfrentam desafios, como falta de planejamento, falta de conhecimento ou o uso de ferramentas inadequadas.
O primeiro passo para lidar com esses processos é desenvolver uma política de cobrança. Esse documento reúne todas as diretrizes que orientarão a estratégia de cobrança da empresa. No manual de políticas, você determinará a periodicidade de cada fase da cobrança, o valor mínimo que acionará a via judicial, os métodos que a equipe ou parceiros devem seguir e muito mais. Portanto, não subestime a importância desse documento; reúna dados e gestores para colaborar na sua elaboração.
Após esse passo, é hora de colocar as mãos na massa e estruturar a sua régua de cobrança. Aqui é onde os processos mencionados, como o envio de lembretes e a negociação amigável, entrarão em ação. Se você trabalha com uma empresa de cobrança terceirizada, essa equipe também pode se orientar por meio dessa ferramenta.
Nunca subestime o poder de fazer o básico! Essas tarefas são essenciais para garantir que os processos de cobrança ocorram de maneira eficaz. Além disso, considere o uso de uma solução para cobrança, como nosso CRM de cobrança, onde otimizará ainda mais o seu processo.
Qual a diferença entre Régua de cobrança e Ciclo de cobrança?
Embora existam diferenças entre o ciclo de cobrança e a régua de cobrança, é fundamental reconhecer que esses dois conceitos são complementares, uma vez que, quando combinados, fornecem suporte a uma estratégia de ação para o departamento de cobrança.
No ciclo de cobrança, a meta é identificar todas as fases envolvidas na recuperação de crédito, abrangendo desde ações mais suaves, como o envio de mensagens de texto ou chamadas telefônicas, até medidas mais rigorosas, como notificações extrajudiciais e judiciais.
Por outro lado, no contexto da régua de cobrança, o objetivo é avaliar o perfil dos devedores, a fim de determinar a estratégia de abordagem mais adequada.
No primeiro cenário, portanto, a ênfase recai na exploração das opções disponíveis para recuperar os valores devidos, enquanto no segundo caso, a ênfase está em ajustar essas opções de acordo com as características individuais do devedor, visando sempre a máxima eficácia na recuperação das dívidas.
Como um CRM pode ajudar?
Um sistema de cobrança faz muito sentido para empresas que já possuem etapas, processos e estratégias bem estabelecidas. Isso porque as ideias estão prontas para serem aplicadas.
Quando instituições contratam um CRM, mas não possuem uma política de cobrança ou régua, provavelmente sentirão muita dificuldade em executar os processos já citados, assim como usar a tecnologia a favor.
Com um software, é possível estruturar a régua de cobrança de forma visual e intuitiva, além de fazer contato com os seus consumidores — seja para envio de lembretes, realizar negociações ou encaminhar mensagens pelo WhatsApp, e-mails, SMS, etc.
Empresas que trabalham com estratégias bem consolidadas em cada fase da cobrança podem se beneficiar muito do uso de um sistema. Se você ficou interessado, agende uma demonstração conosco!